convert+share

Automatisierte Fertigungsschritte und eine durchlaufende Prozesskette sind in der Automobilindustrie längst gang und gäbe. In vielen Büros aber, vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen, ist die Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten weit entfernt von reibungslos ineinander übergehenden Arbeitsschritten. Hier besteht enormes Potenzial für Effizienzsteigerungen. Dieses Potenzial erschließt die neue Software-Lösung von DEVELOP convert+share auf einfache Art und Weise!

Automatisierung mühsamer Handgriffe

In vielen Büros werden etliche Prozesse im Umgang mit Dokumenten per Hand durchgeführt. Doch das ist ineffizient und raubt unnötig Zeit und Geld! Es gibt besonders für kleine und mittelständische Unternehmen beträchtliche Einsparmöglichkeiten, wenn Arbeitsschritte automatisiert werden. convert+share ist hier der ideale Ansatz! So können Dokumente zum Beispiel als durchsubares PDF- oder Word-Dokument gescannt oder direkt von einem Multifunktionssystem an Windows-Ordner, E-Mail-Adressen, GoogleDocs oder einen Microsoft SharePoint gesendet werden. Trotz ihrer komplexen Funktionen ist die Lösung convert+share so leicht zu installieren, zu warten und zu bedienen, dass selbst eine zeitraubende Einarbeitung entfällt.

Scan-to-Word-Funktion

Dokumente erreichen ein Büro oft nur als Ausdruck oder als nicht editierbares PDF. Um Textinhalte bearbeiten zu können, scheint das Abtippen entsprechender Passagen dann die einzige Möglichkeit zu sein. Ist convert+share auf einem Multifunktionssystem installiert, kann das eingescannte Dokument als durchsuchbares PDF formatiert werden. Diese Funktion bietet dem Nutzer die Möglichkeit, bestimmte Inhalte direkt zu finden, Textabschnitte zu kopieren und diese in andere Dokumente einzufügen. Das Originalformat bleibt unverändert.

Mehr noch: Dank Scan-to-Word kann der Text im Dokument im Word-Format eingescannt, über Microsoft Word geöffnet und dann bearbeitet bzw. verändert werden. Deutlich weniger Arbeitsschritte, deutlich weniger Zeitaufwand!

Barcode-Trennfunktion

Viele Firmen erreichen ihre Rechungen und Bestellungen nach wie vor per Post. Zugleich ist es aber die digitale Archivierung, die der heutigen Norm entspricht. Das bedeutet, dass alle Dokumente einzeln eingescannt werden müssen. Sobald convert+share auf dem Multifunktionssystem installiert ist, beschleunigt sich dieser Vorgang um ein Vielfaches – und zwar mittels der Funktion einer Barcode-Trennung. Anstatt jedes Schriftstück für sich zu scannen, legt der Nutzer vor jedes Dokument ein Deckblatt mit einem vorab gedruckten Barcode. So kann ein ganzer Stapel unterschiedlicher Dokumente in nur einem Vorgang eingescannt werden. Trennen und Ablegen der einzelnen Dokumente im gewünschten Zielordner erfolgen automatisch. Eine durchgehende Prozesskette – und nicht wie bisher viele einzelne Handgriffe!

Automatische Weiterleitung

Wie werden Dokumente in GoogleDocs oder in einer Microsoft SharePoint Bibliothek abgelegt? Gängige Prozedur für Office-Anwender ist bisher, das Dokument als E-Mail-Anhang an eine Adresse zu schicken, dann die entsprechende Datenbank zu öffnen und den Anhang schließlich im Zielordner zu archivieren. convert+share automatisiert – also vereinfacht – diesen Ablauf: Der Nutzer scannt das Dokument direkt in den Microsoft SharePoint, GoogleDocs oder in die gewünschte Windows Datenbank.

Vorteile von Convert+Share

Nutzerverwaltung

  • Anbindung an das MFP
  • Hotfolder für die Übergabe bereits vorhandener digitaler Dokumente an die Software

Dokumentenverarbeitung

  • Barcode-Trennung
  • Erstellen von PDF/A, durchsuchbaren PDF und .docx-Dokumenten
  • Zonale OCR

Dokumentenweiterleitung

  • Dokumente lassen sich direkt ablegen in Microsoft SharePoint, Evernote, Google Docs und Windows-Ordnern
  • Dokumente per Email weiterleiten
  • Dokumente lassen sich direkt in DEVELOPs elektronische Dokumentenverwaltung store+find ablegen